riverandsouladventures.com

Uden ordentlig opbevaring er det ikke altid nemt at finde dine administrative papirer. Ja, hvordan finder man en salgsseddel fra 2001, hvis den er stablet op i en kasse med andet papirarbejde? For at undgå at spilde tid på at grave gennem flere kasser for at finde et dokument, er her nogle tips til opbevaring.

Hvor længe skal du beholde dine papirer?

Det er vigtigt at beholde disse administrative papirer, men de har også deres udløbsdato. Efter en vis periode er det således ikke længere nødvendigt at opbevare visse dokumenter såsom fakturaer og deklarationer af enhver art. Her er en oversigt over de perioder, hvor det er tilrådeligt at opbevare de forskellige papirtyper:

• 1 år: telefon-, internet- eller flytteregninger, eller bevis for betaling af en PV.
• 2 år: børnetilskudsopgørelser, lægehonorarer, kontraktopsigelsesbreve, sociale og gensidige sikkerhedspapirer samt kreditdokumenter.
• 3 år: audiovisuelle licensmeddelelser og selvangivelser.
• 5 år: vand- og elregninger, huslejekvitteringer og lejeafgifter, gasregninger, skattebetalingsattester, lejekontrakten og bevis for betaling af vedligeholdelsesbetalinger.
• 10 år: kontoudtog, indbetalingskort, realkreditlån, livsforsikringskontrakter efter dødsdatoen ...
• 30 år: bilreparationsregninger, byggeregninger, hospitalsregninger og civile IOU'er.
• Levetid: ægtepagt, familiebog, militærjournal, diplomer, testamenter, ejendomsret, donationer, helbredsjournal, vaccinationsattest, lægejournaler, lønsedler, adoptionsattester, ansættelseskontrakter ...

Det bedste tip til at have et ryddeligt hus er at holde det absolutte minimum. Det er ikke nødvendigt at opbevare alle modtagne breve og papirer. Det er derfor nødvendigt straks at smide de papirer, som ikke er nyttige.

Opbevaring af hverdagsdokumenter

For at rydde op skal du skelne mellem hverdagsdokumenter og andre filer. Det aktuelle dokumenter er dem, der konsulteres hyppigt, og som derfor skal være på et let tilgængeligt sted. Dokumenter, der sjældent konsulteres, kan arkiveres i kasser eller øverst på en hylde. Her er nogle typer opbevaring til de forskellige typer papir:

• Skjorter i forskellige farver

Farver bruges til at adskille dokumenter fra hinanden. I hver mappe skal du også bruge lommer til at klassificere papirerne: en lomme til skatter, en lomme til EDF-dokumenter, en anden til vandregninger ...

• Kvistede skjorter

Foldede mapper er praktiske til opbevaring af omfangsrige dokumenter. En folder gør det således muligt at klassificere forskellige dokumenter vedrørende et enkelt emne (eksempel: alle papirer vedrørende opførelse af et hus).

• Ringbind

De er praktiske til nemt at konsultere dokumenter uden at løsne dem fra deres opbevaring. Derudover kan papirerne adskilles med skillevægge for nemmere at kunne finde dem. Skillevæggene kan også vise indikationer for at lette opgaven i søgningerne. Disse kan arrangeres i alfabetisk rækkefølge, efter dato osv.

• Møbler med skuffer

Hvis der er et stort antal papirer, der skal opbevares, er det bedre at vælge et arkivskab. Sidstnævnte har skuffer, hvor de forskellige dokumenter er ophængt på tremmer og er let tilgængelige.

Organiser administrative dokumenter smart

Selvfølgelig letter brugen af ​​tilstrækkelig opbevaring klassificeringen af ​​filer, men det er også vigtigt at vide, hvordan man organiserer dokumenter efter deres type. Her er et eksempel på klassificering for at lette forskning:

• Familiekartotek: Indeholder alle de dokumenter, der vedrører familien, såsom ægteskabsattest, identitetspapirer, pas, fødselsattester ...
• Uddannelsesmappe: skolebevis, dokumenter vedrørende dagplejen mv.
• Skattefil: selvangivelser, boligskatter ...
• Sundhedsjournal: sundhedsjournaler, recepter, lægeundersøgelser (radio, scanner, ultralyd osv.) ...
• Fakturafil: ydelser (vand, gas, el, telefon, internet osv.), fakturaer for varer og arbejder mv.
• Forsikringsfil: bil- og husforsikringskontrakter, livsforsikring, krav, ægthedscertifikater ...
• Fagligt dossier: ansættelseskontrakt, lønsedler, ansøgningsdossier, CV, eksamensbeviser ...
• Boligkartotek: lejekontrakt, lejekvittering, ejer/lejerbreve mv.
• Bankfil: kontoudtog, kontrakt, overførselsordre mv.

Arkivering af administrative dokumenter

Ideelt set bør dette gøres arkivering af visse dokumenter mindst én gang årligt. Arkiverede filer er pænt arrangeret i kasser efter dato eller alfabetisk og efter emne. Igen er det bedst at bruge én farve pr. tema. Her er et eksempel på opbevaring i detaljer:

• Pink skjorte til fakturaer, gul til økonomi, blå til forsikring...
• Sortering efter rækkefølge: alfabetisk rækkefølge fra A til Z eller efter dato (efter måned, derefter efter år). Dette gør det nemt at skelne mellem nyere og ældre dokumenter.

Det vigtigste er at skabe et flydende arrangement, der gør det nemt at finde en vandregning for f.eks. januar sidste år. Hvis papirerne stadig er svære at finde på trods af at de er ryddelige, er det nødvendigt at gennemgå dine opbevaringsteknikker.

Andre tips til at rydde op i dine administrative papirer

Det er nemmere at opbevare, når der er mindre papir at beholde. Udover at sortere og komme af med forældede dokumenter, er det også muligt at bruge online fakturering at modtage mindre post derhjemme. Det er dog nødvendigt at udføre regelmæssigt sikkerhedskopier på flere understøtninger for at undgå tab. For at øge sikkerheden bør der laves online backup af vigtige dokumenter.

Når post ankommer, er det vigtigt at forhåndsarkivere den for at forhindre, at den hober sig op i flere måneder i et hjørne af kontoret. Hastebreve bør læses med det samme, mens andre kan sorteres i prioriteret rækkefølge. Det er tilrådeligt at have en kontorarrangør til at opbevare vigtige papirer, der kræver handling (betaling af en faktura, stævning osv.) og papirer, der skal arkiveres (kontoudtog, automatiske debiteringsfakturaer osv.). Dette trick giver dig mulighed for at slippe af med forældet papir, der kan smides ud som flyers og reklamer med det samme.